Toplantı, 22 Mart 2012 Perşembe günü saat 14.00’te üniversitenin rektörlük binasında gerçekleştirdi. Rektör Yardımcısı Prof. Dr. Mehmet Karataş’ın organizasyon yönetimini yapacağı ilk toplantıya, Rektör Yardımcısı Prof. Dr. Kemal Esengün başkanlık yaptı. Toplantıya üniversite bünyesindeki ilgili daire başkanlıklarının ve akademik birimlerin temsilcileri, öğrenci konseyi başkanı ve öğrenci toplulukları temsilcisi katıldı.
Toplantıda, yapılacak bahar şöleninin konser odaklı faaliyetlerden çıkarılarak konferans, sergi, tiyatro, müzik yarışması gibi sosyal ve kültürel etkinlikleri kapsayacak şekilde organize edilmesi planlandı. Ayrıca en iyi etkinliği gerçekleştirecek öğrencilerin ödüllendirilmesi konusunda görüş birliğine varıldı. Toplantıda, öğrencilerin aktif katılımının gerekliliğine dikkat çekildi.
19 Nisan 2012 tarihinde akademik ve idari birim temsilcileri tekrar bir araya gelecek. Bu süre içinde birimler, hangi faaliyetleri yapacaklarına ilişkin çalışmalarını değerlendirecek.
